Przestrzenie klientów
Konfiguracja uzgodnionej liczby kont i oddzielonych obszarów klienta. Role określają, kto przesyła, ogląda i obsługuje dokumenty.
PORTAL KLIENTAKlient przesyła pliki.
Klient przesyła pliki.
Zespół widzi komplet.
Wdrażamy wspólny punkt przekazywania dokumentów między firmą a jej klientami. Każdy klient korzysta ze swojej przestrzeni, a Twój zespół widzi, co dotarło, czego brakuje i kto prowadzi sprawę.
PRZYKŁAD WIDOKU / DANE FIKCYJNE
Jedna sprawa. Jasny status.
- Sprawa
- Projekt Alfa / październik
- Umowa
- Przesłana · czeka na sprawdzenie
- Materiały wejściowe
- Brak załącznika
- Opiekun
- Zespół obsługi klienta
DLA KOGO
Dla biur rachunkowych, kancelarii i firm usługowych, które regularnie zbierają materiały od klientów i chcą ograniczyć przekazywanie załączników pocztą.
ZAKRES NA POCZĄTEK
Zaczynamy od jednego typu sprawy i uzgodnionej grupy klientów pilotażowych. Liczbę kont, przestrzeń, rodzaje plików, statusy, powiadomienia oraz integracje określamy w ofercie.
KONKRETNY REZULTATCo dostaje
Co dostaje
Twoja firma?
Zakres poniżej opisuje elementy usługi. Przed rozpoczęciem prac zapisujemy ich skalę, wybrane warianty i warunki odbioru w ofercie.
Przekazywanie dokumentów
Miejsce dodawania plików przypisanych do sprawy lub okresu. Ustalamy dopuszczalne formaty i rozmiary oraz potwierdzenie po poprawnym zapisaniu materiału.
Status i lista braków
Uzgodniona lista wymaganych materiałów oraz statusy, np. oczekujemy, przesłane, do uzupełnienia, kompletne. Zespół może wskazać, czego jeszcze potrzebuje.
Powiadomienia i terminy
Konfiguracja uzgodnionego kanału powiadomień o nowym pliku lub braku. Ustalamy moment wysyłki, częstotliwość przypomnień i warunek ich zakończenia.
Obsługa po stronie firmy
Widok spraw i odpowiedzialnych osób, instrukcja tworzenia przestrzeni oraz nadawania i odbierania dostępu. Wybrana integracja z CRM lub repozytorium jest opisana w zakresie.
Uruchomienie i przekazanie
Testy dostępu i przesyłania plików, instrukcja dla klientów oraz szkolenie administratora. Uzgadniamy kopie, eksport danych i okres stabilizacji po starcie.
OD ROZMOWY DO PRZEKAZANIAJak wygląda
Jak wygląda
realizacja?
Harmonogram dzielimy na konfigurację, integracje, pilotaż i start. Termin potwierdzamy po sprawdzeniu używanych systemów i przygotowaniu listy dokumentów oraz ról.
- 01
Ustalamy, co klient przekazuje
Wybieramy typ sprawy, listę wymaganych dokumentów, role, statusy i zasady kontaktu. Określamy dane, które mają trafić do portalu.
REZULTAT ETAPUOpis procesu oraz granice pilotażu.
- 02
Przygotowujemy przestrzenie
Dobieramy rozwiązanie, konfigurujemy konta, foldery lub rejestry, uprawnienia i formularz przekazywania materiałów.
REZULTAT ETAPUDziałający portal w środowisku testowym.
- 03
Łączymy przekazywanie z obsługą
Konfigurujemy statusy i powiadomienia, a w uzgodnionym zakresie również integrację z obecnym systemem firmy.
REZULTAT ETAPUSprawa z dokumentami, statusem i opiekunem.
- 04
Testujemy z małą grupą
Przechodzimy cały proces z klientem pilotażowym i pracownikiem. Sprawdzamy także obcy link, cofnięty dostęp, błędny plik i niedostępną integrację.
REZULTAT ETAPUWyniki testów i poprawione miejsca wymagające wyjaśnienia.
- 05
Uruchamiamy i szkolimy
Przekazujemy instrukcje, zapraszamy uzgodnioną grupę klientów i obserwujemy zgłoszenia w okresie stabilizacji. Dalsze grupy dodajemy według planu.
REZULTAT ETAPUPortal gotowy do uzgodnionego zakresu pracy.
PRZED STARTEMCo przygotować
Co przygotować
do rozmowy?
- Osoba prowadząca obsługę klienta oraz administrator obecnych narzędzi.
- Przykładowa lista dokumentów i statusów dla jednej sprawy.
- Liczba klientów, kont, przewidywana przestrzeń i wymagania dostępu.
- Dostęp do środowiska testowego i API, jeśli w zakresie jest integracja.
ODBIÓR NA KONKRETACHPo czym poznamy,
Po czym poznamy,
że jest gotowe?
- Klient widzi wyłącznie przypisane mu sprawy; link do cudzych materiałów nie daje dostępu.
- Po poprawnym przesłaniu plik jest zapisany we właściwej sprawie, a zespół widzi jego status.
- Błędny lub zbyt duży plik otrzymuje czytelny komunikat; brak zapisu nie jest potwierdzany jako sukces.
- Powiadomienia trafiają do właściwych osób, a przypomnienia kończą się po spełnieniu reguły.
- Sprawdzamy odebranie dostępu, eksport oraz odtworzenie próbki zgodnie z uzgodnioną konfiguracją.
01Czy portal zastąpi nasz CRM lub program księgowy?
Portal porządkuje przekazywanie i obsługę materiałów. Zakres połączenia z CRM lub programem księgowym ustalamy po sprawdzeniu dostępnych integracji.
02Czy możemy zacząć od kilku klientów?
Tak. Pilotaż obejmuje uzgodnioną grupę. Dopiero po testach i odbiorze rozszerzamy dostęp według ustalonego planu.
03Czy klient musi instalować program?
Projektujemy podstawową obsługę w przeglądarce. Wymagania logowania oraz obsługiwane urządzenia potwierdzamy przy wyborze rozwiązania i sprawdzamy w pilotażu.
JASNY ZAKRES I KOSZTOrientacyjny budżet.
Orientacyjny budżet.
Konkretny zakres.
7 900–14 900zł netto · jednorazowe wdrożenie
Portal na gotowej platformie dla małej grupy klientów.
Dolna część widełek obejmuje standardowy układ i proste reguły. Górna pozwala na więcej dopasowania ról, statusów i przypomnień w ramach możliwości wybranej platformy.
Omówmy portal klientaCo obejmują te widełki?
- Konfiguracja gotowej platformy, logo i kolorystyka firmy; jeden typ sprawy.
- Do 10 przestrzeni klientów, po jednym koncie klienta, oraz do 3 kont zespołu.
- Przesyłanie plików, jedna lista wymaganych materiałów, do 5 statusów i powiadomienia e-mail.
- Testy oddzielenia dostępu, zapisu i odtwarzania próbki; instrukcje i szkolenie administratora.
Integracje z CRM lub ERP, migrację archiwum, dodatkowe procesy oraz projekt aplikacji od podstaw wyceniamy oddzielnie.
To budżet uruchomienia i konfiguracji gotowego rozwiązania. Licencje, hosting, przestrzeń i opieka są kosztami osobnymi; ich wysokość potwierdzamy przed wdrożeniem. Kont klientów nie należy utożsamiać z kontami pracowników w pakiecie opieki nad chmurą.
Koszt zależy od liczby klientów i kont, struktury spraw, przestrzeni, integracji i wyglądu portalu. Licencje, hosting, opieka i koszty kanałów powiadomień są wyszczególniane oddzielnie.
Masowa migracja starszych dokumentów, OCR, KSeF, płatności, podpis elektroniczny i niestandardowa aplikacja wymagają osobnej wyceny. Status „kompletne” dotyczy uzgodnionej listy materiałów; ich ocenę merytoryczną wykonuje odpowiedzialna osoba.
Podane kwoty są orientacyjne. Końcową cenę netto, harmonogram, okres stabilizacji i warunki odbioru zapisujemy w ofercie przed pracami. Większy zakres może przekroczyć górną granicę widełek. Usługa nie jest automatycznie wliczona w pakiety chmury ani miesięczną opiekę; przy łączeniu prac uzgadniamy wspólny zakres.
PO URUCHOMIENIU / WSZYSTKIE CENY NETTOOpieka na co dzień.
Opieka na co dzień.
Budżet bez niedomówień.
Wdrożenie płacisz jednorazowo. Potem wybierasz zakres utrzymania. Poniżej pokazujemy, za co płacisz co miesiąc i co może powiększyć rachunek.
OPIEKA · PORTAL KLIENTA
od 990zł netto / miesiąc
Jeden portal i jeden typ sprawy: do 10 przestrzeni klientów z jednym kontem każda, do 3 kont zespołu i do 50 GB dokumentów.
2 godziny wsparcia / miesiącCena dla opisanego zakresu. Większą skalę i wymagania wyceniamy przed rozpoczęciem opieki. Infrastruktura i licencje są osobnymi pozycjami.
Ustalmy miesięczny budżetDostępność i aktualizacje
Monitoring dostępności oraz ważności certyfikatu. Planowane aktualizacje utrzymywanej platformy i sprawdzenie logowania, przesyłania plików oraz powiadomień.
Kopie i próba odtworzenia
Codzienna zaszyfrowana kopia portalu i danych, kontrola jej wyniku, 30 dni historii poza serwerem produkcyjnym. Raz na kwartał odtwarzamy próbkę w środowisku testowym. Miejsce na kopie jest w budżecie infrastruktury poniżej.
2 godziny wsparcia
Pomoc wyznaczonemu administratorowi firmy: diagnoza zgłoszeń, drobne zmiany ustawień, kont i uprawnień oraz konsultacje. Bezpośrednia obsługa wszystkich klientów portalu wymaga osobnego zakresu.
Raport co miesiąc
Podsumowanie dostępności, kopii, wykonanych prac, wykorzystania przestrzeni i godzin pomocy. Informujemy o potrzebie zwiększenia zasobów przed zmianą opłaty.
Jak rozliczamy pomoc i czas reakcji?
Rutynowy monitoring, zaplanowane aktualizacje, kontrole kopii, kwartalny test i raport mieszczą się w abonamencie i nie pomniejszają godzin pomocy. Z limitu rozliczamy indywidualne zgłoszenia, drobne zmiany i konsultacje wraz z diagnozą oraz testem zmiany.
Niewykorzystane godziny nie przechodzą na kolejny miesiąc. Po wyczerpaniu limitu stawka wynosi 250 zł netto za godzinę, w odcinkach 15 minut (62,50 zł netto). Przed dodatkową pracą podajemy szacunek i uzyskujemy akceptację; rozbudowę możemy wycenić jako osobny projekt.
Wsparcie człowieka działa w dni robocze. Godziny obsługi, czasy reakcji, priorytety awarii i okna serwisowe zapisujemy w umowie. Automatyczny monitoring nie oznacza dyżuru zespołu 24/7. Obsługę poza ustalonymi godzinami i rozszerzone SLA wyceniamy osobno.
Datę rozpoczęcia abonamentu ustalamy względem okresu stabilizacji wdrożenia. Te same prace w tym okresie nie są naliczane drugi raz. Przy wspólnej chmurze, portalu i obiegu usuwamy z wyceny dublujące się zasoby i czynności utrzymania.
PRZYKŁADOWY BUDŻET / ZAKRES PODSTAWOWYWdrożenie i kolejne
Wdrożenie i kolejne
12 miesięcy.
- Wdrożenie · jednorazowo
- 7 900–14 900 zł
- Opieka · miesięcznie
- 990 zł
- Infrastruktura i kopie · miesięcznie
- 200–400 zł
- Opieka + infrastruktura / mies.
- 1 190–1 390 zł
- Wdrożenie + 12 miesięcy
opieki i infrastruktury - 22 180–31 580 zł netto
Przykład dotyczy opisanej skali, istniejącej domeny i poczty oraz rozwiązania bez dodatkowo płatnej licencji, jeżeli wybrana edycja dopuszcza takie użycie. Nie obejmuje nowych integracji ani prac ponad pakiet.
To kalkulacja orientacyjna, a nie gwarantowany pełny rachunek dla każdej firmy. Wyliczenie obejmuje 12 miesięcy abonamentu po okresie stabilizacji; do sumy należy dodać wybrane płatne usługi i prace dodatkowe.
CO MOŻE DOJŚĆ DO RACHUNKU?Wszystkie pozycje
Wszystkie pozycje
przed decyzją.
- Infrastruktura: 200–400 zł netto / mies.
Serwer portalu oraz oddzielne miejsce na kopie dla małego wdrożenia, do 50 GB dokumentów. Budżet zależy także od przyrostu danych, ruchu i wybranej platformy. To nasz szacunek do planowania, nie taryfa konkretnego dostawcy. Końcową kwotę i limity potwierdzamy w ofercie.
- Licencje i usługi według zużycia.
Płatne edycje platform, CRM lub n8n, OCR, modele AI, SMS, podpis elektroniczny i płatne API — tylko jeśli są potrzebne. Koszt zależy od taryfy, liczby kont lub użycia. Przed wdrożeniem wskazujemy dostawcę, plan, okres opłaty i limity.
- Rozwój i dodatkowa pomoc.
Nowe procesy, integracje, migracje, większa skala, wysoka dostępność oraz prace ponad pakiet: osobna wycena lub 250 zł netto / godz. po akceptacji. Nowa domena lub poczta, jeśli potrzebne, też są osobną pozycją.
Więcej klientów, kont, danych lub kolejne typy spraw mogą wymagać większego pakietu opieki i infrastruktury. Potwierdzamy to przed rozszerzeniem portalu.
Pełna oferta = wdrożenie + opieka + infrastruktura + licencje + zużycie usług + zaakceptowane prace dodatkowe.
W ofercie wskazujemy, co już masz, co trzeba dokupić i komu płacisz każdą pozycję. Usługi dostawców mogą być rozliczane bezpośrednio z nimi; podajemy także ewentualne płatności roczne. Wszystkie kwoty na tej stronie są netto.
ZACZNIJMY OD ROZMOWYCo zabiera
Co zabiera
czas Twojej
firmie?
Gubiące się pliki? Zapytania bez odpowiedzi? Opowiedz nam o jednym problemie. Wspólnie znajdziemy dobry punkt startu.
kontakt@cloudwork.com.pl Zakres i koszt poznasz przed wdrożeniem.