Mapa obecnego obiegu
Schemat kroków, używanych narzędzi, wejść i wyjść. Wskazujemy, kto przejmuje dokument i gdzie proces czeka na dalsze działanie.
AUDYT OBIEGU DOKUMENTÓWZobacz, gdzie znika czas.
Zobacz, gdzie znika czas.
Ustal, co zmienić.
Sprawdzamy, jak dokument przechodzi przez firmę: od wpływu, przez pracę i decyzję, po archiwum. Dostajesz uporządkowany obraz procesu i plan zmian, na podstawie którego możesz podjąć decyzję o wdrożeniu.
PRZYKŁADOWY FRAGMENT / BEZ DANYCH KLIENTÓW
Co trafia do raportu?
- Obecny proces
- Poczta → załącznik → decyzja
- Problem
- Brak jednej wersji do akceptacji
- Zmiana
- Wspólny plik i wskazany decydent
- Sposób sprawdzenia
- Zespół odnajduje zatwierdzoną wersję
DLA KOGO
Dla firmy, która szuka dokumentów w kilku miejscach, ma niejasne zasady przekazywania spraw albo planuje wdrożenie i chce najpierw określić zakres.
ZAKRES NA POCZĄTEK
Punktem startu jest jeden uzgodniony proces, np. obsługa oferty lub dokumentów klienta. Liczbę zespołów, rozmów, systemów i próbek dokumentów zapisujemy w ofercie.
KONKRETNY REZULTATCo dostaje
Co dostaje
Twoja firma?
Zakres poniżej opisuje elementy usługi. Przed rozpoczęciem prac zapisujemy ich skalę, wybrane warianty i warunki odbioru w ofercie.
Role i odpowiedzialność
Lista osób lub ról: kto przygotowuje, zatwierdza, udostępnia i archiwizuje dokumenty. Zaznaczamy brakującego właściciela i sytuacje wymagające zastępstwa.
Rejestr problemów
Zestawienie powtórnej pracy, zbędnych kopii, opóźnień i luk w zasadach dostępu. Każdy wniosek wiążemy z ustaleniem z rozmowy lub próbą procesu.
Docelowy sposób pracy
Propozycja prostszego obiegu, zasad nazewnictwa, przechowywania i przekazywania dokumentów. Pokazujemy, co można poprawić w obecnych narzędziach.
Plan zmian z priorytetami
Edytowalna lista działań: priorytet, sugerowany właściciel, zależności, złożoność oraz sposób sprawdzenia efektu. Oddzielamy szybkie porządki od zmian wymagających projektu.
Raport i omówienie
Raport PDF, schemat procesu oraz edytowalny plan działań. Podczas spotkania końcowego przechodzimy przez wnioski i odpowiadamy na pytania zespołu.
OD ROZMOWY DO PRZEKAZANIAJak wygląda
Jak wygląda
realizacja?
Terminy rozmów, analizy i przekazania raportu ustalamy przed startem. Harmonogram zależy przede wszystkim od liczby procesów oraz dostępności uczestników i materiałów.
- 01
Ustalamy cel i zakres
Wybieramy proces, uczestników, dostępne materiały oraz pytania, na które ma odpowiedzieć audyt.
REZULTAT ETAPUUzgodniony zakres, lista materiałów i harmonogram.
- 02
Poznajemy codzienną pracę
Rozmawiamy z osobami wykonującymi zadania i przechodzimy przez próbkę spraw. Sprawdzamy sposób szukania, przekazywania i zatwierdzania plików.
REZULTAT ETAPUMapa obecnego procesu i lista obserwacji.
- 03
Porządkujemy wnioski
Weryfikujemy opis z właścicielem procesu. Rozróżniamy potwierdzone problemy, hipotezy oraz obszary wymagające dodatkowego sprawdzenia.
REZULTAT ETAPUZweryfikowany rejestr problemów.
- 04
Projektujemy usprawnienia
Przygotowujemy docelowy obieg i kolejność działań. Dla najważniejszych zmian określamy, jak zmierzyć poprawę.
REZULTAT ETAPUPlan zmian i kryteria ich oceny.
- 05
Przekazujemy raport
Omawiamy materiały z zespołem, nanosimy uzgodnione korekty i wskazujemy możliwy zakres pierwszego pilotażu.
REZULTAT ETAPUKomplet dokumentacji i uzgodnione dalsze kroki.
PRZED STARTEMCo przygotować
Co przygotować
do rozmowy?
- Osoba odpowiedzialna za wybrany proces i dostępność jego uczestników.
- Lista używanych narzędzi oraz przykładowe przebiegi spraw.
- Próbka dokumentów; na początek może być zanonimizowana.
- Informacja, co dziś zajmuje najwięcej czasu i jakiego efektu oczekujesz.
ODBIÓR NA KONKRETACHPo czym poznamy,
Po czym poznamy,
że jest gotowe?
- Właściciel procesu potwierdza, że mapa odzwierciedla rzeczywistą pracę.
- Każdy priorytetowy problem ma uzasadnienie i proponowane działanie.
- Plan wskazuje odpowiedzialność, zależności oraz sposób oceny efektu.
- Raport, schemat i edytowalna lista działań są przekazane i omówione.
01Czy audyt oznacza konieczność zakupu nowego systemu?
Nie. Najpierw sprawdzamy obecne narzędzia i zasady pracy. Wynikiem może być uproszczenie procesu bez wymiany systemu.
02Czy musimy przekazać całe archiwum?
Zaczynamy od uzgodnionej próbki i pokazania przebiegu pracy. Zakres dostępu i materiały ustalamy przed analizą; możemy użyć przykładów zanonimizowanych.
03Czy możemy wdrożyć zalecenia własnymi siłami?
Tak. Raport i plan działań służą Twojej firmie. Możesz wykorzystać je we własnym zespole lub zlecić nam wybrany etap.
JASNY ZAKRES I KOSZTOrientacyjny budżet.
Orientacyjny budżet.
Konkretny zakres.
2 490–4 490zł netto · audyt jednorazowy
Jeden proces, mapa obiegu, raport i plan zmian.
Dolna część widełek dotyczy prostego obiegu i kompletnych materiałów. Więcej ról, wyjątków i rozbieżności wymagających wyjaśnienia zwiększa nakład analizy.
Omówmy audytCo obejmują te widełki?
- Jeden proces w jednym zespole, do 5 uczestników i do 2 używanych narzędzi.
- Warsztat zdalny do 2 godzin i analiza do 20 przykładowych dokumentów lub spraw.
- Mapa obecnego i docelowego obiegu, raport PDF oraz edytowalny plan usprawnień.
- Spotkanie podsumowujące do 1 godziny i jedna tura uzgodnionych korekt.
Kolejne procesy, zespoły, dodatkowe warsztaty i wizyty na miejscu wyceniamy osobno.
Audyt możesz zamówić jako niezależną usługę. Analiza potrzeb niezbędna do wdrożenia portalu lub obiegu akceptacji jest już częścią ich budżetu; osobny audyt zamawiasz wtedy, gdy potrzebujesz pełnego raportu i planu zmian.
Koszt zależy od liczby procesów, uczestników, narzędzi i zakresu analizy. Audyt można zamówić samodzielnie; realizacja rekomendacji jest osobnym etapem.
Wdrożenie rekomendacji, migracja archiwum i budowa integracji są wyceniane oddzielnie. Audyt dotyczy organizacji pracy z dokumentami; formalny audyt prawny, certyfikacja i testy penetracyjne wymagają odrębnego zakresu.
Podane kwoty są orientacyjne. Końcową cenę netto, harmonogram, okres stabilizacji i warunki odbioru zapisujemy w ofercie przed pracami. Większy zakres może przekroczyć górną granicę widełek. Usługa nie jest automatycznie wliczona w pakiety chmury ani miesięczną opiekę; przy łączeniu prac uzgadniamy wspólny zakres.
ZACZNIJMY OD ROZMOWYCo zabiera
Co zabiera
czas Twojej
firmie?
Gubiące się pliki? Zapytania bez odpowiedzi? Opowiedz nam o jednym problemie. Wspólnie znajdziemy dobry punkt startu.
kontakt@cloudwork.com.pl Zakres i koszt poznasz przed wdrożeniem.